Een gestroomlijnder P2P-proces, en:
Klaar voor Peppol in 2030
InvoiSuite is een set van vier applicaties voor bedrijven die veel inkoopfacturen ontvangen. Facturen komen binnen, worden automatisch gematcht tegen order en ontvangst en wat klopt verwerkt zichzelf. Wat afwijkt komt bij een medewerker terecht, met de reden erbij. En omdat alles op gestructureerde data draait, ben je klaar voor de Peppol-verplichting zonder er een apart project van te maken.
Touchless
0%Openstaand
0Medewerker
Elke factuur vraagt om een medewerker.
Een gestroomlijnder P2P-proces, en klaar voor PEPPOL in 2030.
Waar tijd in gaat zitten
Een factuur komt binnen. En dan begint het uitzoekwerk.
Een bedrijf dat inkoopt bij honderden leveranciers krijgt elke dag documenten en data binnen die allemaal net anders zijn. Neem de inkoopfactuur als voorbeeld. Een deel komt gestructureerd binnen via Peppol of EDI. Een groot deel komt nog als PDF in een mailbox. En of een factuur matcht, hangt af van data die weken eerder van diezelfde leverancier is ontvangen: artikelen, prijzen, verpakkingen.
Overtypen
De PDF wordt geopend, de gegevens worden overgenomen in het ERP of de factuurapplicatie. Leveranciersnummer, factuurnummer, regels, bedragen. Elke leverancier een andere lay-out, elke lay-out een nieuwe kans op een tikfout.
Controleren
De factuur wordt naast de inkooporder en de goederenontvangst gelegd. Klopt het aantal, klopt de prijs, is er wel een order? Elke factuur opnieuw, ook de duizenden die gewoon kloppen.
Uitzoeken
Een prijs wijkt af. Is de leverancier te duur, of staat in het eigen systeem nog de prijslijst van vorig kwartaal? Mailen, bellen, wachten, opnieuw beoordelen. Ondertussen blijft de factuur liggen en stapelt het werk zich op.
Zo gaat een groot deel van de werkweek van de crediteurenadministratie naar facturen die eigenlijk (na controle) gewoon blijken te kloppen.
De omslag
Laat medewerkers alleen zien wat afwijkt.
Bij bedrijven die tienduizenden facturen per maand verwerken werkt het al jaren zo: wat klopt, wordt automatisch gematcht en geboekt, en alleen de afwijking komt bij een medewerker terecht. Die aanpak vraagt twee dingen. Gestructureerde ontvangst van facturen, en eigen masterdata die op orde is, zodat een factuur niet afwijkt omdat je eigen prijslijst verouderd is.
InvoiSuite brengt die twee dingen samen voor bedrijven die er nu een mailbox, een spreadsheet en een uitgebreid team voor inzetten. Leveranciersdata komt gecontroleerd binnen. E-facturen (en PDF's) worden uitgelezen tot gestructureerde data. Facturen worden gematcht en geboekt. Door de samenhang van meerdere applicaties in InvoiSuite, zorgt dit ervoor dat een medewerker alleen nog kijkt naar wat écht aandacht vraagt.
De suite
Vier applicaties, één proces.
Elke applicatie is los af te nemen en werkt naast je bestaande systemen. Samen draagt dit bij aan een gestroomlijnder en professioneler P2P-proces.
Factuurmatching
InvoiMatch
Facturen worden ontvangen via Peppol of een ander gestructureerd kanaal, automatisch gematcht tegen order en ontvangst, en bij akkoord direct in het ERP geboekt voor betaling. Wat afwijkt staat klaar met de reden, en wordt geaccepteerd en doorgezet of als reclamatie naar de leverancier gestuurd.
Niet meer factuur voor factuur handmatig controleren.
Bekijk InvoiMatch →Leveranciersdata
Vendarcs
Leveranciersdata wordt gecontroleerd ontvangen en automatisch verwerkt tot het format dat je ERP of PIM afdwingt. Wat niet klopt gaat terug naar de leverancier voordat iemand ernaar heeft gekeken.
Niet meer handmatig knutselen in Excel-bestanden uit de mailbox.
Bekijk Vendarcs →PDF-extractie
Datuvo
Leveranciers die PDF-facturen sturen, kunnen dat blijven doen. Datuvo leest ze uit met AI op basis van een omschrijving in gewone taal, zonder templates per leverancier, en levert de gegevens aan in het format dat InvoiMatch of je ERP verwacht.
Niet meer PDF-facturen overtypen.
Bekijk Datuvo →Peppol testen
InvoiLab
Testfacturen in Peppol-formaat worden automatisch gegenereerd op basis van je eigen data, in alle scenario's die je wilt controleren. Ontvangen en eigen e-facturen controleer je vooraf, zodat je precies ziet waarom een factuur niet verwerkt kan worden.
Niet meer zelf XML-bestanden in elkaar zetten om te kunnen testen.
Bekijk InvoiLab →Interactief
Zet de applicaties aan. Zie wat er verandert.
Op de landschapspagina staat het hele proces getekend, van leveranciersdata tot betaling. Zet de vier applicaties één voor één aan en zie wat er gebeurt: minder uitval, minder handwerk, meer facturen die zichzelf verwerken.
Open het applicatielandschapWat het oplevert
Minder handwerk, minder fouten, klaar voor Peppol.
Minder uren in de crediteurenadministratie
Facturen die kloppen worden geboekt zonder dat iemand ernaar kijkt. PDF's worden niet meer overgetypt. Leveranciersbestanden worden niet meer omgebouwd. De uren die overblijven gaan naar de afwijkingen, en die worden er ook minder.
Minder onterecht of dubbel betaald
Elke factuur wordt tegen order en ontvangst gelegd, met de tolerantie die jij bepaalt. Een factuur zonder order, een dubbele factuur of een prijs die afwijkt komt niet in de betaalrun zonder dat iemand ernaar heeft gekeken.
Peppol zonder apart project
De suite verwerkt Peppol-facturen als eerste kanaal. Met eigen data test je vooraf of de facturen van je leveranciers goed doorkomen. De verplichting wordt een instelling, geen traject.
In je landschap
Naast je ERP, niet erin en niet erover.
InvoiSuite is geen ERP, geen boekhoudpakket, geen inkoopsysteem en geen Peppol-accesspoint. Orders, ontvangsten en boekingen blijven waar ze zijn. De applicaties halen op wat ze nodig hebben, doen hun werk en leveren het resultaat terug in het format dat jouw systeem verwacht.
De suite is gebouwd om met elk systeem gegevens uit te wisselen. Of je nu werkt met Microsoft Dynamics 365, SAP, AFAS of iets anders, en of je artikeldata in een PIM staat of in het ERP: de applicaties passen zich aan het landschap aan, niet andersom.
Peppol 2030
Peppol komt eraan. De suite is erop gebouwd.
E-facturatie via Peppol is in België al verplicht, in Duitsland en Frankrijk gefaseerd ingevoerd en in Nederland aangekondigd voor 1 juli 2030. Voor de suite is een Peppol-factuur het normale geval, niet de uitzondering. Op een aparte pagina leggen we uit wat de verplichting inhoudt, wanneer wat geldt en waar je nu al mee kunt beginnen.
Lees wat Peppol van je vraagt →Eerlijk is eerlijk
Wanneer InvoiSuite niet de moeite waard is.
Verwerk je tientallen facturen per week in plaats van per dag, komt alles binnen van een handvol leveranciers in een vaste lay-out, of dekt je ERP de matching al af zonder dat iemand facturen nakijkt, dan is de InvoiSuite misschien (nog) niet de juiste stap. InvoiSuite loont zodra het aantal facturen, het aantal leveranciers en de variatie in aanlevering samen groter zijn dan wat een team met de hand netjes kan houden. Maar let op, ben jij klaar voor Peppol? En wanneer wordt jouw team wel de bottleneck als je steeds meer facturen gaat ontvangen?
Klaar voor Peppol is meer dan aangesloten zijn.
Aansluiten regelt je serviceprovider. Dat facturen daarna zonder handwerk doorlopen, hangt af van wat erachter staat: schone leveranciersdata, geautomatiseerde matching, en een gedegen testaanpak vóór de ingebruikname. In dertig minuten laten we zien hoe dat er bij jullie uit zou zien, en zeggen we eerlijk waar je staat.
Of stuur een mail: info@hupsen.com